1. Blog
2. Email Marketing

• 11 octubre, 2022

Cómo escribir un correo formal. Consejos y ejemplos

Tiempo de lectura: 6 minutos

Los correos electrónicos son clave a la hora de comunicarse con otros compañeros, directivos o clientes. Según la persona a la que se dirijan y el objetivo del mismo debes saber cómo redactarlos. Hoy te voy a contar cómo escribir un correo formal que te pueda abrir puertas en tu negocio digital o en la empresa en la que trabajes.

Mejora hoy mismo tu comunicación digital y abre nuevas puertas en el plano laboral. Te daré ejemplos concretos para que tengas en cuenta.

¡Acompáñame!

Qué es un correo electrónico formal

Un correo electrónico o email formal es un mensaje que se dirige a una persona que quizás no conoces o quizás sí pero con la cual debes cuidar tu lenguaje o manera de comunicarte porque no es alguien cercano/a a tu vida.

Generalmente este tipo de correos se dan dentro del ámbito laboral, tienen una estructura bien definida y ciertos puntos que no deben faltar y que veremos a continuación.

Ten en cuenta que si trabajas en una empresa o tienes un negocio, deberías tener direcciones de correo electrónico con dominio propio, esto te hace ver más profesional y serio ante clientes y colegas. Aquí puedes leer más sobre este tema: Cómo crear un correo electrónico profesional

En qué situaciones se usa un correo formal

• Cuando tienes un contacto con un proveedor o cliente.
• No conoces a la persona y deseas presentarle una propuesta.
• Debes escribirle a alguien de tu equipo por primera vez.
• Quieres ofrecer o vender algo.
• Deseas hacer una propuesta laboral.
• Finalizas una etapa y deseas enviar un agradecimiento.
• Envías un presupuesto.

Estructura de un correo formal

La estructura debe ser la siguiente, luego iremos profundizando cada punto.

• Email profesional
• Asunto
• Introducción – Saludo
• Cuerpo del mensaje
• Cierre del mensaje
• Firma

Email profesional y personalizado

Debes tener en cuenta la dirección desde donde lo envías o la dirección de respuesta. Por eso anteriormente hablamos de que esté presente tu dominio en el correo. No es lo mismo enviar un email formal desde la casilla roberto@gmail.com que hacerlo desde robertogarcia@tuempresa.com u hola@tuempresa.com ¿Notas la diferencia? Seguramente las aperturas serían más con el que tiene el dominio de la marca o empresa.

¡Obtén hoy mismo tus correos profesionales listos para usar!

Asunto

El asunto define toda la estrategia detrás del mensaje, porque gracias a él la persona decidirá si lo abre al instante, lo deja para más tarde o no lo abre.

Te recomendamos asuntos concretos, directos, concisos e informativos a la vez. Hace unos meses, hicimos una nota sobre esto y creo que es conveniente que la leas: Email Marketing: Cómo crear asuntos efectivos. Ejemplos

Un ejemplo de asunto formal en un correo que se dirija a un equipo de trabajo, puede ser: Reunión obligatoria sobre presupuesto 2023

Saludo

Si el correo que envías es para un grupo de personas, tu saludo deberá ser general pero ten en cuenta si dentro de ese grupo hay hombres y mujeres. En ese caso, lo ideal es escribir: Estimados/as compañeros/as, siempre aclara que te diriges a ambos géneros. Muchas personas usan un @ para dirigirse a ambos géneros, por ejemplo Compañer@s pero no suele ser muy formal y no se puede interpretar bien.

En el caso de que te dirijas a una persona en particular, puedes comenzar el correo con su nombre y su cargo, por ejemplo: Estimada Licenciada Elsa…

En caso de que no sepas el nombre de la persona pero sí su cargo, puedes colocar como saludo algo así: Estimado Director de la Carrera de Publicidad… o también puedes usar A quien corresponda…

Introducción o presentación tuya

Una buena manera de comenzar el mensaje es contar cuál es tu nombre, cargo y qué deseas. Por ejemplo: Mi nombre es Natalia Vasca, redactora del blog de Neolo, me dirijo a usted para acercarle una propuesta.

Cuerpo del mensaje

En esta sección debes contar el propósito de tu correo de manera clara, con los detalles más importantes y de manera concisa, sin vueltas.

En cuanto a la tipografía, lo ideal es escoger una letra clara y normal, ni muy pequeña ni muy grande. Se recomienda Arial, Verdana o Sans Serif en tamaño normal (generalmente los correos lo tienen predeterminado pero ojo si cortas y pegas texto de otro documento)

Un ejemplo, puede ser el siguiente texto: Me dirijo a usted para comentarle que deseamos que su empresa nos acompañe en nuestro próximo evento sobre el sector de web hosting. La participación no requiere de ningún costo, simplemente deseamos que su marca esté en nuestro evento dada la relevancia que tiene en el mercado. Adjunto material de interés.

Cierre del mensaje

A modo de cierre, te recomendamos hacer una pregunta y dejar los datos necesarios para que el contacto continúe. Por ejemplo, ¿Le interesa participar? Aguardo su mensaje por este medio o si desea puede llamarme al teléfono (261) 1234567. Muchas gracias por su atención.

Por último, no olvides tener en todos tus correos una firma configurada con tu nombre y cargo. Por ejemplo, la mía dice:

Natalia Vasca
Responsable de Contenidos de Neolo
Neolo.com | Teléfono: (261) 1234567

Tip para antes de presionar Enviar: Chequea y relee tu mensaje varias veces. ¿Adjuntaste archivos? ¿Está bien la ortografía? ¿Se comprende el mensaje?

Qué evitar en un correo formal

• El uso de lenguaje muy informal o trato muy cercano (familiar)
• Emojis o símbolos como @, cuando te quieres dirigir a ambos géneros a la vez, por ejemplo Estimad@s
• Errores de ortografía o semánticos.
• Poca información.
• Textos muy largos y sin sentido.
• Textos demasiado breves.
• Omitir saludo, presentación y despedida.
• Trato de «vos» o poco formal.
• Mezclar tipos de lenguajes. Si tu contenido es neutro debe serlo de principio a fin.

Novedades en 2024 sobre correos formales

1. Uso de la firma electrónica: Es recomendable incluir una firma electrónica con tu nombre, cargo, empresa y datos de contacto.
2. Personalización del mensaje: Si es posible, personaliza el mensaje exclusivamente para el destinatario.
3. Uso de lenguaje inclusivo: Se recomienda utilizar un lenguaje inclusivo que no discrimine por género. Hoy en día este consejos es clave, tenlo en cuenta.

Cómo escribir un correo formal solicitando información

Asunto: Solicitud de información sobre Curso de Marketing

Estimado/a:

Me dirijo a usted para solicitar información sobre el Curso de Marketing que ofrece su escuela digital.

Estoy interesado en aprender más sobre las estrategias de marketing digital y cómo aplicarlas a mi negocio.

Me gustaría saber qué temas se abordan en el curso, la duración del mismo, el precio y la forma de inscripción.

Agradecería que me informara sobre estos temas puntuales que remarco.

Quedo a la espera de su respuesta.

Le saluda atentamente,

Ana García

(Firma electrónica con nombre y cargo en la empresa o profesión)

Cómo escribir un correo formal de agradecimiento

Asunto: Agradecimiento por su colaboración en el proyecto

Estimado Sr. González:

Le escribo para expresar mi más sincero agradecimiento por su invaluable colaboración en el proyecto «Nombre del proyecto».

Su experiencia y conocimientos fueron fundamentales para el éxito del mismo. Agradezco especialmente su dedicación, paciencia y predisposición para ayudar en todo momento.

Gracias a su colaboración, hemos logrado un resultado del que podemos sentirnos orgullosos.

Quedo a su disposición para cualquier futuro proyecto en el que podamos colaborar.

Atentamente,

Ana García

(Firma electrónica)

Cómo escribir un correo formal confirmando asistencia

Asunto: Confirmación de asistencia a [Nombre del evento]

Estimado/a [Nombre del destinatario]:

Me dirijo a usted para confirmar mi asistencia a [Nombre del evento] que se llevará a cabo el [Día] a las [Hora] en [Lugar].

Agradezco la invitación, ya que estoy muy interesado/a en participar en este evento. Considero que será una gran oportunidad para [Explica por qué te interesa asistir].

Asimismo, me gustaría confirmar que [Si aplica] necesitaré [Especifica lo que necesitas, como transporte, alojamiento o materiales].

Quedo a su disposición para cualquier información adicional que puedan necesitar.

Atentamente,

[Tu nombre completo y la firma digital]

Cómo escribir un correo formal presentando un servicio o empresa

Asunto: Presentación de [Nombre de la empresa o servicio]

Estimado/a [Nombre del destinatario]:

Me dirijo a usted para presentarle [Nombre de la empresa o servicio], una empresa/servicio que ofrece [Descripción breve del servicio o producto].

[Nombre de la empresa o servicio] se especializa en:

• [Lista de los servicios o productos que ofrece]

Nuestra empresa/servicio se diferencia de la competencia por:

• [Lista de las ventajas competitivas]

Nos encantaría tener la oportunidad de trabajar con usted y mostrarle cómo podemos ayudarle a:

• [Lista de los beneficios que ofrece su empresa o servicio al destinatario]

Para más información sobre [Nombre de la empresa o servicio], le invitamos a visitar nuestro sitio web:

[Enlace al sitio web]

También puede contactarme por teléfono al:

[Número de teléfono]

O por correo electrónico a:

[Dirección de correo electrónico]

Atentamente,

[Nombre de la persona y firma electrónica]

Resumen

A la hora de escribirle a alguien de manera formal debes tener en cuenta los pasos anteriores. No son pasos complicados, todo se resume en los detalles y en chequear la información previo al envío. Es más, si tienes a alguien cerca es importante que lo lea y te de su opinión. Así sabrás si el mensaje es correcto y si se entiende bien.

Otra cosa a tener en cuenta es que formal no significa aburrido o poco atractivo. Tranquilamente puedes emplear tu creatividad y enviar un email formal. Los correos más informales déjalos para aquellos colegas o miembros de tu equipo con los que tienes mayor confianza. Eso sí, en ambos casos debes usar tu correo profesional y personalizado con el dominio de tu negocio.

¡Obtén hoy mismo correos profesionales con tu propio dominio!

Última actualización: 16 de febrero de 2024

¿Te ha gustado este artculo?
Recíbe los nuevos en el newsletter mensual de Neolo o Telegram de Neolo